Prvi razgovori o eventualnoj saradnji sa predstavnicima Centra za međunarodne odnose i održivi razvoj (Center for International Relations and Sustainble Development, odnosno skraćeno CIRSD) obavljeni su negde polovinom aprila 2014.godine. Posle jednog kratkog, i prilično neformalnog sastanka u našim prostorijama, kada smo izložili neke osnovne ideje u vezi sa generalnim poboljšanjem pozicije te organizacije u online okruženju, ubrzo je održan i drugi, u sedištu CIRDS-a. Tom sastanku su prisustvovali predsednik Centra, Vuk Jeremić, zatim Zdravko Ponoš, izvršni, odnosno Nikola Jovanović, programski direktor, kao i svi ostali članovi tima. Ukratko smo objasnili čime se sve bavimo, a s druge strane predočeni su nam njihovi dugoročni planovi. Zaključeno je da postoje i prostor i obostrani interes za rad na određenim projektima, posebno kada smo saznali da CIRSD za poslednja dva dana maja u tri sale hotela „Metropol“ priprema veliku međunarodnu konferenciju posvećenu stogodišnjici od početka Prvog svetskog rata, pod nazivom – „Evropska tragedija 1914. i multipolarni svet 2014. godine: Istorijske pouke“. Na kraju, od nas je zatraženo da pošaljemo jednu široku ponudu, sa detaljnim opisom svih usluga za koje – na osnovu tog razgovora – smatramo da bi mogle da im budu pružene.

 

Plan za konferenciju – Prisustvo na društvenim mrežama, video produkcija, live streaming

Posle detaljne analize i uzimanja u obzir raznih objektivnih faktora (kratak vremenski rok, specifičnost teme, itd), definisali smo dva aspekta moguće saradnje:

1. Konsalting oko prisustva na društvenim mrežama (Facebook, YouTube i Twitter), s posebnim akcentom na sprovođenje reklamne FB kampanje
2. Snimanje, montaža i postprodukcija, kao i Live streaming celog toka dvodnevne konferencije

Ubrzo su usaglašeni svi detalji, pa smo potpisali dvomesečni ugovor – do kraja juna 2014. godine.

U cilju što bolje pripreme, u međuvremenu je održano još nekoliko operativnih sastanaka, razmenjeni su i brojni mail-ovi, pa je zvanična saradnja sa CIRSD-om, odnosno bolje reći njena aktivna faza, konačno počela 7. maja, kada je u dnevnim novinama „Blic“ (kao i u internet izdanju tog lista) objavljena prva u nizu najava predstojeće koferencije.

 

Promocija konferencije na društvenim mrežama

Tog dana je puštena i FB kampanja (ukupan budžet predviđen za oglašavanje do kraja maja bio je 200e), koja je imala nekoliko ciljeva:

• Poziv zainteresovanima da se registruju za prisustvo na pojedinim predavanjima u okviru konferencije
• Promocija konferencije
• Promocija određenih postova
• Povećanje broj lajkera CIRSD stranice (u tom trenutku bilo ih je 1325)

s tim da su njen intenzitet i fokus prilagođavani trenutnim okolnostima. Naravno, pre svega imajući u vidu da sredstva budu ravnomerno, pravilno i efikasno raspoređena – sve do samog početka konferencije.

Ciljna grupa bili su nam:

• osobe zainteresovane za međunarodnu politiku i međunarodne odnose
• studenti FPN, odnosno Filizofskog i Filološkog fakulteta

Kampanja je bila fokusirana na Republiku Srbiju, u okviru starosne kategorije oba pola od 25 do 50 godina.

Inače, posebnu specifičnost predstavljalo je korišćenje tzv. FB „Conversion Pixel“-a, implementiranih na sajt, tačnije na stranicu “pozdravne poruke“, koju je posetilac dobijao posle uspešne registracije za konferenciju. Na taj način smo dobili detaljan uvid u broj ljudi koji su obavili registraciju putem neke od spomenutih FB kampanja. Dodatna pogodnost ove opcije je činjenica da je Facebook „pratio“ korisnike koji su posećivali sajt i kreirao „Audience“, tj. ciljnu grupu onih koji bi najviše odgovarali za plasiranu kampanju. Kasnije analiza je pokazala da je upravo to donelo najveću konverziju.

Kompletna statistika rezultata online aktivnost nalazi se u pratećem dokumentu, ali evo nekoliko najzanimljivijih podataka:

• FB oglasi su doneli 2216 klikova na sajt www.cirsd.org
• Za konferenciju se putem FB oglasa prijavilo 137 ljudi (ukupan broj prijavljenih bio je 576)
• Broj lajkera stranice je sa 1325 porastao na 3485 (zaključno sa 30. junom, jer je kampanja nastavljena i posle završetka konferencije

 

Twitter aktivnoosti vezane za konferenciju 

Posebna pažnja posvećena je aktivnostima na društvenoj mreži Twitter. Pre svega, zbog njene rastuće popularnosti (u Srbiji), ali i zbog činjenice da je idealna za prenošenje kratkih i efektnih poruka. Posle usaglašavanja oko dinamike i vrste sadržaja koji će biti plasiran putem zvaničnog Twitter naloga CIRSD organizacije, odabran je zvaničan hashtag konferencije. Dogovoreno je da se koristi #CIRSDconf jer je pokrivao više ključnih stvari:

• Jasno i nedvosmisleno govori da je reč o konferenciji, a CIRSD prefix direktno naglašava ko je organizator
• Dovoljno je kratak da se uklopi u prosečnu dužinu tvitova, što će nama, ali i posetiocima konferencije dati više prostora za tvitove
• Krajnji rezultat je lako pamtljiv hashtag, pa su stoga svi zainteresovani – posetioci, ali i ostali koje je ova tema zanimala – mogli u potpunosti da se posvete sadržaju tvitova, bez stalnog podsećanja na temu

Broj tvitova na dnevnom nivou, sa zvaničnog naloga i hashtag-om #CIRSDconf, je počeo osetno da raste dva dana pred konferenciju. Na taj način šira (Twitter) zajednica mogla je da se upozna sa programom i predavačima, ali i hashtag-om koji će tom prilikom biti korišćen.

Kompletna statistika Twitter aktivnosti nalazi se u pratećem dokumentu, ali evo nekoliko zanimljivih podataka:

• 557 tvitova sa 122 različita naloga više od 165 hiljada ljudi videlo je preko 2 miliona puta
• Tvitovi su u proseku prikazani po 13 puta na svakom od 165 495 naloga
• Zvanični nalog CIRSD organizacije je bio najviše retvitovan (103 puta) i najviše pominjan (221 put)

Sredinom maja snimljena je i najava konferencije – govorio je Nikola Jovanović, izvršni direktor CIRSD-a. Klip je upload-ovan na YouTube, postavljen na sajt, odnosno FB stranicu, a potom i deljen putem zvaničnih naloga na društvenim mrežama.

 

Video produkcija za potrebe konferencije

Kao što je već rečeno, pored konsaltinga oko prisustva na društvenim mrežama,  na ovom projektu bila je angažovana i naša video produkcija, što je podrazumevalo kompletno (video) pokrivanje oba dana održavanja konferencije. Snimanje i kasnija postprodukcija tog materijala nisu bili sporni, ali je postojala izvesna dilema oko obima Live streaming-a. Konkretno, u početku se razmišljalo samo o prenosu otvaranja, pre svega iz bojazni da bi Live streaming celog toka konferencije mogao da ugrozi posetu. Međutim, budući da je broj registrovanih već polovinom maja dostigao optimum, odlučeno je da se stream-uju sva predavanja.

 

Live streaming kompletnog događaja

Pitanje Live streaming-a rešeno je posle nekoliko sastanaka sa ljudima iz tehničke službe hotela „Metropol“, kao i opreativnim timom CIRSD-a gde su definisane sve naše logističke potrebe – pozicija režije, odnosno kamera, adekvatna internet konekcija, prostorija za montažu i upload gotovih priloga –  praktično svega što zahteva video produkcija jednog ovako velikog događaja. Takođe, administratoru sajta www.cirsd.org prosleđeni su parametri za implementaciju player-a (Iframe) za stream. Konačno, u četvrtak 29. maja, dan pre početka konferencije, sva oprema je postavljena i obavljeni su testovi za Live streaming (kvalitet upload-a, kao i veza sa Maxnet streaming serverom).

Za sam događaj angažovali smo sledeća kapacitete:

• 3 kamere
• HD audio/video mikseta
• 3 notebook-a
• Kontolni monitor za Live streaming
• Konvertor video signala
• Prateća oprema (kablovi, switcher-i, router, itd.)

Produkcioni tim činila su:

• 2 snimatelja
• 1 realizator prenosa
• 1 montažer

Pored njih, konferenciji su sve vreme prisustvovala i dva člana tima zadužena za društvene mreže, prevashodno Twitter. Oni su bili zaduženi da svojim prisustvom na društvenim mrežama animiraju i navedu druge korisnike da se uključe u praćenje konferencije.

Prvog dana, Live streaming je počeo u 10, a završio se oko 18h, dok je drugog satnica bila nešto drugaćija – od  9 do 17,30h. Prenos je tokom oba dana pratilo ukupno 2632 ljudi, sa prosečnim zadržavanjem u trajanju od 12 minuta i 10 sekundi. Ipak, važno je napomenuti da ovde ne govorimo o jedinstvenim posetama Live streaming lokacijama (CIRSD sajt i liveTV.rs), tj. svaki dolazak na spomenuta dva linka – iako je možda stizao sa iste IP adrese – beležen je kao „nova“ poseta. Praktično, to bi moglo da znači da je nešto manji broj ljudi (od 2632) gledao Live streaming, ali da su se zadržavali znatno duže (od prosečnih 12 minuta i 10 sekundi).

Budući da je ceo tok konferencije i sniman, po završetku svakog predavanja, materijal je obrađivan u montaži i potom upload-ovan na YouTube kanal CIRSD-a. Ukupno je podignuto 28 klipova, koji su pregledani od nekoliko desetina, do nekoliko stotina puta (najviše pregleda ima video na adresi  – 1077, zaključno sa 30.junom).

Pored toga, ispraćene su (jednom kamerom) i dve vankonferencijske aktivnosti, 30. maja i 1. juna: prijem u Belom dvoru za učesnike kod prestolonaslednika Aleksandra Karađorđevića, odnosno sastanak Borda direktora CIRSD-a u prostorijama te organizacije.

Od snimljenog materijala je posle svega izmontiran i završni film – tzv. Follow Up konferencije.

Ukratko, zaključak je da je saradnja sa CIRSD-om je predstavljala obostrani izazov. Konferencija koju su organizovali bila je izuzetno kompleksna, i tematski i logistički, ali opšti utisak je da je sve proteklo u najboljem mogućem redu. Uostalom, činjenica da je otvorena mogućnost za neke nove zajedničke projekte i u budućnosti, sama za sebe dovoljno govori…